Con la fatturazione elettronica obbligatoria i Software gestionali devono permettere la generazione dei file XML con un semplice click ed essere collegati ad un servizio Hub che si occupi della trasmissione verso il Sistema di Interscambio
che sia pronto alla ricezione delle fatture fornitori. Il software che gestisce il magazzino Il software di gestione del magazzino, detto anche WMS (warehouse management system), è quell’applicazione che permette la gestione degli articoli e/o dei materiali in scorta e le relative operazioni di carico e scarico, la gestione dell’inventario (inventory management). Fa verificare sempre gli stock di merce a disposizione, possibilmente dà informazioni sulla loro posizione nel deposito, stima l’esaurimento delle scorte proponendo in automatico i loro riordino.Un buon software per la gestione magazzino deve partire da un’ottima classificazione e gestione degli articoli, in base ai loro singoli attributi, quindi comprendere la gestione dei codici a barre, delle distinte base, la preparazione degli ordini e le spedizioni. Come già detto sopra, le funzionalità di cui deve essere dotato un software di questo tipo dipendono dalle caratteristiche dimensionali, gestionale e strategiche dell’azienda interessata.Per le micro imprese esistono applicativi elementari, che assicurano le attività minime: generalmente sono limitati all’ inventory management, carico e scarico della merce e gestione giacenze. Questi Software gestionali possono poi essere integrati a procedure gestionali di settore, come ad esempio quelle per i negozi, che richiedono pacchetti software specifici per gestire le attività. Nelle realtà aziendali un po’ più complesse il programma per la gestione magazzino deve garantire una gestione più articolata e, soprattutto, deve integrarsi con gli altri processi.Ad esempio, deve garantire la gestione delle scorte, giacenze e riordini, deve poter utilizzare la lettura dei bar code, deve gestire la distinta base, la produzione e così via. Per alcune imprese è necessario chiedere una customizzazione di questa gestione software Il controllo delle informazioni aziendali passa attraverso la gestione dei flussi documentali, che possono diventare più o meno complessi a seconda delle attività aziendali che si decide di automatizzare. Si parla allora di workflow documentale, dove il termine workflow significa proprio flusso di lavoro: con questo termine ci si riferisce a tutti processi automatizzati che gestiscono transazioni e documenti.Possiamo schematizzare un workflow documentale tipico, semplificandolo al massimo con questa immagine: Per molte realtà aziendali può diventare importante definire liberamente i flussi di evasione che i documenti devono seguire, e le regole con le quali gli stessi documenti devono essere correlati. Per questo motivo, il flusso schematizzato che abbiamo visto sopra può diventare, nella pratica, molto più complesso e articolatoIl grado di flessibilità dei Software gestionale è determinato sia dalla facilità di integrazione con altri sistemi, sia dalle caratteristiche interne di adattamento dei flussi informativi: quest’ultima caratteristica si ottiene con la parametrizzazione o la personalizzazione del software. Tramite la parametrizzazione si possono impostare le preferenze di funzionamento del software e tutti i legami che devono stabilirsi tra i vari documenti, in base ai processi eAlle esigenze dell’azienda, permettendo così una più ampia libertà di scelta nella gestione del workflow interno. Si parla allora di configurabilità del sistema, fase che include l’impostazione dei parametri di funzionamento e anche del Workflow documentale (cui abbiamo accennato sopra).